应付账款

• 申请预支零用现金
• 零用现金补充或结清申请
• 申请预支旅费
• 旅行 & 费用报告-国内
• 旅行 & 费用报告-国际
• 支票申请表格
• W-9申请表.S. 纳税人身份证号码)
• 直接存款协议-适用于美国银行的收款人.S. 仅限银行账户*

*请联系应付账款(电子邮件:apayable@利记APP官网).edu)，以帮助支付国际收款人(美国以外的银行账户).

预算转移申请表和费用更正/跨部门支持申请表可在 预算 & 规划 页面下 重要形式.

所有的采购表格都可以在采购办公室(A114 Altschul Hall)获得 采购 页面，或利记APP官网门户网站(http://portal).利记APP官网.edu/). 请访问 采购 了解更多信息.

用于购买商品和服务(包括与旅行无关的商品和服务), 自付大学费用)超过500美元, 请参阅 采购程序. 对于500美元以下的购买，请按照以下支票申请表的程序进行.

检查申请表格程序

为了使支票申请表能被应付帐款处理, 以下文件必须通过电子邮件(apayable@利记APP官网)提交给应付账款.edu). 请将主题注明为: 支票请求:[收款人名称]. 收款人是被付款的供应商或被报销的雇员. 

1. 完成并批准 支票申请表格 (说明已印在表格上).
2. 实际发票或收据* (详细的，显示所有购买的项目，而不是信用卡收据). 一份完全执行的协议(由Barnard和收款人签署)必须伴随着支付服务费用的支票请求.g.(演讲)500美元.00或更少.
3. 实际的发票或收据必须提供购买的详细说明. 收据副本, 信用卡交易收据, 或实际的信用卡对账单将不被接受在正常过程中. 在极少数情况下，实际收据是不可用的, 收据或信用卡对账单的副本将被接受，条件是员工签署一份声明，证明没有实际收据，并且不会提交副本费用. 反复使用收据的员工可能会被取消这项特权.
4. 经费之学术或商业用途说明.

*请将小收据贴在8 1/2 x 11张纸上, 扫描成PDF格式, 并将这些表格与已完成的支票申请表合并成一个PDF. 请不要将收据与报销表格一起放在信封里，以便通过办公室间邮件的方式报销应付账款.

支票申请授权书

所有支票申请表必须由授权员工签署, 一般是部门的预算官. 用于自付费用报销, 员工的主管必须批准检查申请表. 部门主管, 副总统和总统, 首席财务官和财务副总裁必须审查支票申请表. 与这些费用有关的任何问题或疑虑均应与首席运营官或首席财务官(或与总裁就首席运营官和财务官的费用进行讨论)进行讨论。.

• 当向外部顾问或客座讲师支付服务费用时, 收款人的税务地址和社会安全号码或EIN必须包括在内. 如果收款人是个人或实体，利记APP官网以前没有支付过, 应付账款需要一个 IRS表格W9 在他们的支付系统中为他们创建一个供应商档案. 如果没有W9文件，付款将无法处理.
• 支付给利记APP官网员工(包括利记APP官网学生员工)的所有津贴, 谢礼, 或其他部门的额外服务必须通过工资支付. 

请用收款人的 法律名称 关于支票请求. 请不要使用昵称或首选名.

目前，支票请求、预支请求和费用报告都允许使用数字签名. 

请注意，利记APP官网是免税的; 因此, 在纽约州，为商品和服务支付的销售税(餐馆用餐除外)不应包括在支付或报销的金额中. 然而, 如果利记APP官网社区的成员在纽约州以外购买物品并被收取销售税, 学院将退还所缴纳的税款. 可在采购前通过电子邮件向采购部门或应付账款部门索取免税表格.

最后期限

支票申请表应及时提交给应付账款处理. 支票请求通常在收到后十(10)个工作日内处理.

所有支付或报销费用的请求必须提交财务 & 业务办公室在财政年度内发生的费用(e).g., 在七月一日之间发生的费用, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务部门吗, 7月5日, 2022).

政策

• 要申请旅行预支，请提交一份 旅行预先申请表格 向财政部门 & 业务办公室. 如果您不使用全部预付款，请发邮件给维多利亚·托罗(邮箱:vtoro@利记APP官网).edu)提交剩余的资金(现金或支票，付款人是利记APP官网), 还有你的报销单, 到财务部(现位于教会间中心), 1320套房).
• 如果你包括只需要部分报销的收据, 请详细说明原因.
• 请参阅利记APP官网 支出政策 可接受的差旅费.

国内旅游

• 填写一张 旅行 & 费用报告国内表格*.  请不要忘记填写标题栏 总体经营目标 并包括说明与学院有关的旅行目的的文件.g.，确认会议注册的电子邮件，包含会议信息的传单).
• 请附上所有的过路费收据, 机票(如适用), 公共交通, 停车, 行李费, lodging (if applicable; please include the itemized hotel receipt/guest folio), 餐消费, 和天然气. 如果您使用EZ-Pass，请提供您的EZ-Pass报表的打印件. 
• 对于所消耗的食物, 请提交餐厅收据(显示食物的收据), 饮料, 以及每种产品的价格). 如果这顿饭是用信用卡或借记卡支付的，请 也 如果付了小费，并希望得到补偿，请提交信用卡收据. 请注意，我们不接受信用卡收据代替餐厅收据，除非解释为什么餐厅收据不可用. 
• 如需报销里程，请提供MapQuest、谷歌Maps、Yahoo的打印件! 地图等. 解释你开了多远. 目前的里程费率是由美国国税局制定的. 2022年的里程报销率为58%.商务行驶里程每英里5美分, 从2021年每英里56英里的商业里程报销率上调, 2020年的里程报销率为57%.商务行驶里程每英里5美分.

国外旅行

• 填写一张 旅行 & 费用报告国际表格*. 请不要忘记填写标题栏 总体经营目标 并包括说明与学院有关的旅行目的的文件.g.，确认会议注册的电子邮件，包含会议信息的传单). 
• 请附上所有机票收据, 行李费, 公共交通/出租车, 住宿(请附上详细的酒店收据/客人资料), 用餐费用(包括过路费), 停车, 如果适用的话，还要加汽油).
• 利记APP官网将只报销美元.S. 美元，不管你的费用是用什么货币支付的.
• 现金购买，请使用 购买日期的汇率，而不是偿还时的现行汇率. 我们建议 Oanda.Com的货币转换器. 请提供文件，说明您在哪里找到您的汇率(e).g.、网站、银行、货币兑换等.).
• 信用卡购物, please use the rate of exchange as calculated by your bank/credit card company; you do 不 need to use the foreign currency worksheet included in the international travel and expense report to calculate the rate of exchange. 请附上收据原件以及银行/信用卡对账单中显示美元费用的相关页面，并在旅行和费用报告的第一页注明这些金额.
• 如果要求偿还金融机构使用外币的费用, 请提供这笔费用的证明文件(银行或信用卡对账单).

*你也可以申请旅费报销 支票申请表格 如果您要求报销九项或更少的费用. 

请将所有小收据粘在8 1/2 x 11张纸上, 并将这些表格与旅行 & 费用报告或支票申请表格转换成一个PDF格式. 请将合并后的PDF发送到应付账款(电子邮件:apayable@利记APP官网).Edu)，并注明主题为: 支票请求:[收款人名称] or T&E报告:[收款人名称].

请注意，如果学生要求报销里程数，学院将不报销燃油费. 为私人车辆使用而购买的燃料包括在联邦里程报销费率中.

所有报销费用的请求必须提交给财务 & 运营办公室在发生费用后的九十(90)天内 or 该费用在该会计年度内发生，以较早者为准.g., 在七月一日之间发生的费用, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务部门吗, 7月5日, 2022).

如果你有任何问题, 请致电212-854-2010或通过电子邮件(vtoro@利记APP官网)与财务办公室联系.edu).

零用现金基金使用政策

某些部门被授权使用零用现金基金进行小额支出. 零用现金的使用政策如下:

• 部门应将资金保存在上锁的零用现金箱中, 哪个应该锁在柜子里, 桌子上, 或壁橱.
• 下列项目不得从零用现金基金中支付:
  • 设备采购
  • 服务付款(e).g.、工资、咨询费)
  • 进步
  • 注册费及会费
• 零用现金基金应该如此 不 习惯于兑现支票.
• 各部门应指定一人为零用现金托管人, 未经部门主管批准，不得从基金中提款.
• 设立零用现金基金的员工离职或换系, 零用现金帐户必须结清并开立一个新帐户.

有关如何申请零用现金基金和/或核对零用现金基金的详细信息，请登录 利记APP官网门户.